使用Word 2007自动更新使工作效率提升

时间:2021-05-21

现在很多软件只要是一打开运行,首先便是自动检测、更新,升级程序,以使程序保持最新状态。其实在Word某些地方也有自动更新功能,只是我们没有加以利用罢了,如果能将这些自动更新功能充分利用的话,那带给我们的将不只是惊喜,更重要的是工作效率的飞速提高。
  一、让Word中的落款日期自动更新
每当我们用Word编辑完文档后,都是存盘保存,以备不时之需,然而,有的文档保存后,只是作为一个存档备份资料,而有的文档保存后,使用率还是蛮高的,比如说某些特殊的模板文件,有时一天不知要调用多少次。至于档案类文件资料中的落款日期,肯定是要保持原始记录了,而模板类的文档,每次使用时都得及时更新落款日期,以免出现落款日期提前的现象,那能不能让落款日期自动更新,减少我们的工作量呢?
完全可以做到,打开Word,在菜单栏上点击“插入”,选择“日期和时间”(如图01)。

图1 Word 2007插入“日期和时间”
在打开的“日期和时间”窗口中,首先是在“语言(国家/地区)”选择框中,点击右侧的下拉三角,选择“中文(中国)”,之后是将下面的“自动更新”打钩,再在“可用格式”框中选择我们要插入的日期或时间格式(如图02),点击“确定”,即可插入相应的日期或时间了,将文档保存即可。这样,以后我们每次打开时,落款日期与时间都能保持自动更新到当时的日期与时间。

图2 Word 2007设置“日期和时间”格式
提示:如遇特殊情况落款日期没有自动更新,我们可以用鼠标将日期选中,右击鼠标,选择“更新域”,即可手动更新日期。另外,文档是不能以纯文本格式保存的。
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